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Nous reconnaissons l’importance du droit à la confidentialité de vos renseignements personnels et nous nous engageons à respecter et à protéger vos droits en la matière. La présente Politique énonce notre engagement à respecter ce droit et décrit la façon dont State Street Canada recueille des renseignements et l’usage qu’elle fait des données recueillies. 2
Dans le cadre de nos relations d’affaires, il nous arrive de recueillir des renseignements qui vous identifient personnellement ou des renseignements personnels que vous nous avez communiqués.
Dans la présente politique de confidentialité, « renseignements personnels » désigne tout renseignement qui identifie personnellement un individu tel que :
- âge;
- éducation;
- adresse personnelle;
- numéro d’assurance sociale;
- revenu annuel
La présente Politique englobe les renseignements personnels liés à vos clients, employés ou prestataires que vous nous transmettez et que nous exigeons pour la prestation de nos services à titre de responsables de la tenue des registres, de la gestion des actifs du régime ou de la tenue de livre des comptes en fiducie, ou dans le cadre du processus administratif et de la tenue des comptes relatifs aux prestations de régimes de retraite. Les types de renseignements personnels que nous devons parfois exiger comprennent l’adresse du lieu de résidence, le numéro d’assurance sociale, la description des actifs, les documents d’identification ou toute autre information nécessaire en vertu des services que nous effectuons pour votre compte.
Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour vous informer de la façon dont seront traités lesdits renseignements personnels.
Nous recueillons les renseignements personnels de différentes façons : par des instructions administratives, des instructions verbales et autres documents que vous nous avez fournis. Nous pouvons également recueillir ces renseignements de la part de firmes qui nous assistent dans l'administration de votre compte et dans le traitement des transactions effectuées en votre nom. Nous recueillons ces renseignements pour vous offrir les services appropriés en ce qui concerne votre compte et pour vous offrir des services à la hauteur de vos attentes. Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés pour des raisons d'affaires seulement ou pour des questions de conformité à la loi.
L’enregistrement de conversations téléphoniques est une pratique courante dans notre secteur d’activités. À l’occasion, nous pouvons effectuer de tels enregistrements pour l’assurance de la qualité et à la consignation des renseignements échangés. Il est possible que nous recueillions des renseignements personnels par ces enregistrements téléphoniques. Si une conversation téléphonique est enregistrée, vous serez informés que la conversation téléphonique est enregistrée pour assurer la qualité du service et pour conserver les renseignements échangés.
Lorsque vous consultez et utilisez notre site Internet, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels, de la façon indiquée dans cette politique de confidentialité.
Les renseignements personnels sont recueillis automatiquement par l'intermédiaire des "témoins". Les témoins dont des petits fichiers de données qui contiennent un numéro d'identification stocké dans votre ordinateur. Notre site Internet transmet à votre fureteur Internet des témoins qui nous permettent de mieux comprendre qui visite notre site pour une première fois ou qui y revient. Lorsque vous visitez ce site Internet, les témoins ne servent qu’à enregistrer vos préférences et vos choix tout au long de votre visite du site. Ces renseignements nous aides à adapter la présentation du contenu de notre site à nos visiteurs. Les renseignements obtenus ne sont conservés que pour la durée de votre visite de ce site Internet. Dès que vous quittez le site en question, les renseignements sont effacés.
L’utilisation de témoins est une pratique courante sur le Web et plusieurs fureteurs Internet sont paramétrés par défaut de façon à les accepter automatiquement. Si vous préférez ne pas accepter les témoins, vous pouvez paramétrer votre navigateur pour qu’il vous informe à chaque fois de la réception d’un témoin ou pour qu’il les refuse automatiquement. Pour régler les options relatives aux témoins, veuillez vous référer à la documentation relative à votre fureteur ou rechercher le service d'aide en ligne.
Nous ne recueillons pas vos renseignements personnels lorsque vous consultez notre site Internet si vous choisissez de nous fournir de tels renseignements par courriel ou de toute autre façon. Nous utiliserons alors ces renseignements pour traiter votre demande et le cas échéant, pour vous répondre. En communiquant ainsi avec nous, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la sauvegarde de ces renseignements pour une durée raisonnable aux fins de réponse à votre demande.
Nous utilisons vos renseignements personnels de différentes façons : pour vous fournir des services (garde de valeurs, gestion de portefeuille, comptabilité de fonds, gestion, services fiduciaires et autres services connexes); pour améliorer nos services; pour rendre nos procédures plus efficaces ou pour mettre en œuvre des mesures de sécurité.
Nous ne divulguons aucun renseignement personnel à quiconque, sauf dans le respect de la politique de protection des renseignements personnels ou en vertu des exigences légales.
À l’occasion, il peut arriver que nous soyons tenus de fournir des renseignements à votre égard et à l’égard de vos comptes et de vos opérations à des organismes d’État, des organismes de réglementation, des associations du secteur d’activités ou à d’autres organismes similaires afin de nous conformer aux exigences légales et réglementaires, et ce, dans le respect des meilleures pratiques du secteur d’activités.
Dans le cadre de la préparation de nos services, nous pouvons communiquer les renseignements personnels à une entité affiliée ou à un fournisseur de services externe national ou international. Dans de telles circonstances, les tierces parties sont informées du fait qu'il s'agit de renseignements personnels. Nous prenons les mesures adéquates, de concert avec elles, pour que ces renseignements personnels ne servent qu'aux besoins liés aux affaires auxquelles ils sont destinés et pour que s'appliquent les mêmes normes que nous utilisons relativement à la protection des renseignements personnels. Lorsque vos renseignements personnels sont divulgués à une entité affiliée ou à un service de tierce partie localement ou dans une juridiction étrangère, par exemple aux États-Unis, les lois de cette juridiction peuvent alors s’appliquer, y compris toute loi relative à la divulgation.
Il pourrait arriver que notre entreprise soit l’objet d’une vente, d’un transfert ou d’une réorganisation partielle ou totale. Dans le cours d’une telle opération, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à l’acquéreur de la partie ou de la totalité de notre société. Cependant, nous exigeons que les organisation qui procèdent à l'acquisition consentent à la protection de vos renseignements personnels, conformément à la présente politique de confidentialité.
L'accès à vos renseignements personnels se limite aux membres du personnel de nos entreprises affiliées et aux tierces parties qui doivent connaître ces renseignements pour vous fournir les services demandés.
Dans le but de protéger la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels, nous maintenons des mesures de sauvegarde physiques, électroniques ou procédurales. Ces mesures sont conformes aux normes prévues en vertu des lois et réglements applicables. Les renseignements personnels ne sont conservés qu'aux fins pour lesquelles ils sont obtenus et pour la durée nécessaire, conformément aux politiques de sauvegarde raisonnable de rétention des registres ainsi qu'aux procédures et exigences légales.
En faisant appel à nos services, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements personnels, tel qu’il est décrit dans la présente politique de protection des renseignements.
Lorsque nous effectuons des services de comptabilité, de paiement de prestations de retraite et autres services similaires, nous utilisons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement. De la même façon, les renseignements personnels de vos clients, employés ou prestataires recueillis et transmis par vous ne sont recueillis, utilisés et divulgués qu’avec votre autorisation expresse.
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de limites juridiques ou contractuelles, à condition de nous avoir donné un préavis suffisant. Un tel préavis doit nous accorder le temps d’identifier les renseignements visés, de vous présenter d’autres options et les conséquences liées au retrait de votre consentement. Le retrait ou le refus de donner votre consentement peut nous empêcher de vous offrir certains produits ou services pour lesquels la transmission de tels renseignements est essentielle.
Il peut arriver dans certains cas que nous soyons tenus de recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans consentement préalable. Par exemple, pour obéir à une injonction ou nous conformer aux lois, réglementations ou organismes de juridictions canadiennes ou de d’autres pays.
Vous pouvez avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ainsi qu’à ceux que vous nous avez transmis. Nous nous engageons à prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer de leur exactitude. Sur demande écrite de votre part, nous procéderons à la rectification de toute donnée inexacte.
Veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée :
- si vous avez des questions au sujet de vos renseignements personnels ou de la présente Politique;
- si vous voulez des détails sur la façon d’accéder aux renseignements personnels que nous possédons; ou
- si vous voulez retirer votre consentement.
Vous pouvez joindre le responsable de la protection de la vie privée par la poste, par courriel ou par téléphone.
Pour les clients de :
- Fiducie State Street
- Banque et fiducie State Street - Division du Canada
- Services de fonds State Street Toronto inc.
- Marchés mondiaux State Street inc.
Par écrit :
Centre financier State Street
Attention : Chef de la protection des renseignements personnels
30 Adelaide Street East - Suite 1100
Toronto (Ontario)
M5C 3G6
Par courriel : canada-information@statestreet.com
Par téléphone : (416) 362-1100
Pour les clients de :
- Conseillers en gestion globale State Street, Ltée
Par écrit :
Conseillers en gestion globale State Street, Ltée
Attention : Responsable de la protection des renseignements personnels
770, rue Sherbrooke Ouest
Bureau 1200
Montréal (Québec)
H3A 1G1
Par courriel : SSgA_Compliance_Canada@ssga.com
Par téléphone : (514) 282-3059
Cette politique est assujettie à des changements. La date de mise à jour de cette politique est indiquée à la fin du présent document. Vous pouvez obtenir la plus récente version en nous contactant aux coordonnées mentionnées ou en accédant à notre site Internet.
1 State Street Canada englobe les divisions de State Street au Canada suivantes : Fiducie State Street, Banque et fiducie State Street – Division du Canada, Services de fonds State Street Toronto inc., Conseillers en gestion globale State Street, Ltée et Marchés mondiaux State Street inc.
2Le terme "nous" réfère à State Street Canada. Les expressions « vous » et « vos » font référence aux clients, anciens clients, clients potentiels et employés des clients de State Street Canada, de même qu’aux visiteurs du site Internet de State Street Canada ou aux personnes qui transmettent des renseignements personnels à State Street Canada. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas aux employés de State Street Canada.
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